天天飞车飓风审判:科學分配時間 有效3法則

時間:2016-11-15 08:58:54
  你的工作是否像永無止境的“打鼴鼠”?據麥肯錫咨詢公司發表的報告,上班族每天把28%的時間用來讀、寫或者回復郵件。我們都聽說過這樣的建議——對所有收件箱的郵件或任務內容劃分優先順序,會有事半功倍的效果。但如果不是呢?

  擔任斯坦福大學商學院高管培訓師兼講師的依德•巴提斯特(Ed Batista)最近給《哈佛商業評論》寫去了這樣的建議:大部分高效率的人并不對所有事情劃分優先順序——他們把重要的事情分好類,然后把其它微不足道的直接扔一邊去。

  巴提斯特說,在急診中,醫生們會對病人進行分類選擇治療,判斷誰病情危急,誰可以等待,沒事的人就完全不用去管。在商界里,分類選擇的方式由兩部分組組成——對重要的事情劃分優先順序,以及“大方地把微不足道的全部扔一邊去。”

  當對所有事情進行了優先次序劃分之后,我們自認為重要的那部分會被優先處理,其它沒那么重要的放在后面慢慢來做。但實際上,這是一個沒有盡頭的“后面”。

  相反,他認為我們的時間和精力都是有限的資源。在辦公室里就算花再多努力再多時間也好,領導者和其他人永遠都無法達到滿足雙方的平衡狀態。因此,巴提斯特建議領導者們給自己定一個臨界點:選擇那些值得他們花費時間和精力的內容,其它的一律拒絕掉。

  不得不承認,這個做法很難,盡管這樣,巴提斯特說我們必須為重要的那一部分爭取時間。否則,我們會發現最后一切都白費了。他說,雖然這聽起來有點苛刻,但是如果過多地考慮別人的反應,或者擔心自己會留下冷漠的形象,那么,這就恰恰導致了我們把大部分時間都耗在了微不足道的事情上面。

  對于分類選擇的方式,做得好與做不好兩者之間只是一線之隔。巴提斯特說,我們當中很多人就是擔心會跨越了這條線,沒能做好,所以從不嘗試。

  巴提斯特提供了3 個法則幫助我們消除憂慮:

  1、重新定義永無止境的工作清單
  實際上,自己永遠不可能全部完成清單上工作,回復所有郵件,又或者接納所有應邀。對于這個情況,要保持一個平靜的心態。巴提斯特說,這并不是失敗的表現,而是成功的一面。“(因為)別人看上了我們的時間和精力呀!”與其努力“清空”收件箱,不如設法創造一個已再無重要郵件的收件箱。

  2、把精力集中在臨界點上
  時刻提醒自己,不要對所有事情排列先后順序,而是堅持自己的底線:選取對自己最重要的那部分即可,其它微不足道的都視若罔聞吧。

  3、別人不滿意,自己滿意
  巴提斯特說,我們并不要求所有人都滿意。為了能高效地做到分類選擇,我們必須學會說出心底的那句“不行”,而不能對重要的東西作出讓步。